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  • 2015.07.07
  • 技術ブログ開発

小さな工夫から、無駄な会議を減らしてみよう

プロジェクトの朝会・会社の全体朝礼・定期報告や方針決定の会議など、私達の仕事に「会議/ミーティング」は欠かせませんが、皆さんにも一度はこんな経験がないでしょうか。

<参加する側として>
・会議に呼ばれたけれど、何について話すのか、よく分かっていない
・ただ資料を読み上げるだけの会議で、集まって参加する理由を感じられない

<開催する側として>
・参加者に意見を求めても、何も出てこない。活発な議論ができない
・結論があいまいになってしまい、何も決められなかった

私は全て経験があり、いわゆる「無駄な会議」を開いてしまった事も少なくありません。
今回は「無駄な会議」を減らすためのポイントをまとめてみます。

会議にかかるコストを意識する

2012年に実施されたNTTデータ経営研究所の調査結果では、会社の全体業務における「会議/ミーティング」の割合は、平均15.4%を占めるそうです。1日を8時間で換算すると、1日で約75分。1ヶ月を20営業日で換算すると、1ヶ月で約25時間!
業種や役職によっても差はありそうですが、実に多くの時間を「会議/ミーティング」に費やしている事が分かります。

会社から見れば、会議のコスト=人件費という発想になりがちですが、個人の観点で「自分の貴重な時間を奪われている」という意識を持つようになると、参加する側としての姿勢も自然と変わってくると思います。

会議の目的とゴールを明確にする

その会議は何のために開くのか。何が決まったら会議が終了するのか。目的とゴールが不明確な会議は「無駄な会議」以外の何物でもありません。「これは単なる情報共有だな」と気がついたら、別の手段(資料をメールで展開するなど)も考えます。
目的が明確であれば、テーマに関係のない話題は出にくくなりますし、ゴールが明確であれば、進行する側は会議のコントロールがしやすくなります。

事前準備(参加者検討・アジェンダ)

これは主に開催する側の場合ですが、会議の目的とゴールが決まったら、参加者の検討やアジェンダ作成をしましょう。
参加者については、会議に参加する意味のある人だけ対象とします。「とりあえず話を聞いてほしいから出て」という事であれば、会議後の議事録を見てもらうだけで良いのではないでしょうか。
また、アジェンダは会議の目的・ゴールと合わせて、事前に参加者に展開しておきます。こうすると関係者全員が会議の流れをイメージしてから参加できるので、議論もスムーズに進むはずです。

議事録は会議中にまとめてしまう

会議のアジェンダを、そのまま議事録のテンプレートとして活用すると、後からまとめる手間が省けて便利です。プロジェクターにアジェンダを映して、議決事項を記入しながら会議を進めていけば、会議終了後には議事録が出来上がってしまいます。

これは「議事録ドリブン」という考え方として、いくつかの書籍で提唱もされています。興味のある方は調べてみてください。

参考書籍:究極の会議
51SD-YSe9CL._SX336_BO1,204,203,200_

最後に

私が最近、特に意識しているのは「会議の流れ(シナリオ)をイメージする」という点です。実体験として、これが会議の成功を大きく左右すると考えています。
今回の記事は誰でもすぐに取り組める内容です。ぜひ皆さんも、日々の業務に少しずつ取り入れてみてください。

ともに世界をアップグレードできる、そんな日を夢見て。
Upgrade the World!