ブロックチェーン・AI・システム開発の株式会社INDETAIL

【スプレッドシート】関わる人みんなの作業を効率化! ありがた関数&テクニック5選

2017.12.21
CAMI


日々使わない日はないくらいGoogleのスプレッドシートを業務で利用しています。
あるときはWebサイトの更新予定表だったり、またあるときはプロジェクトの進捗管理表として、複数人でリアルタイムに共有できるスプレッドシートは大活躍。

もしいま、スプレッドシートがこの世からなくなってしまったら、自分の仕事のパフォーマンスは半分以下に落ちてしまうと言っても過言ではありません。

スプレッドシートの作り次第で、チーム全体の進捗は変わる

自分はプロジェクトやタスクにあわせてオリジナルフォーマットのスプレッドシートを作ることが多々あります。その際、特に意識しているのは、そのスプレッドシートに関わる人の「考える手間をいかに減らせるか」です。

具体的には、以下のようなことです。

  1. 進捗率や残数が常に見えやすい場所に設置できているか
  2. 入力そのものの手間を省けているか
  3. 配色に意味や一貫性を持たせられているか
  4. 用いる言葉が直感的か
  5. 関連情報を探す手間を減らせているか

特に関わるスタッフが20~30人での大規模なプロジェクトになってくると、その進捗を管理するスプレッドシートの作り次第で、プロジェクトの進捗が遅くも早くもなると信じています。

スプレッドシートでの初歩的な効率化テクニック

そこで、今回はみんなの「迷い」や「考える」を軽減し、理解や入力を早めるありがたい関数やテクニックを5つご紹介したいと思います。ぜひ今後の業務に取り入れてみてください。

1、リリースまで「あと何営業日か」を常にカウントする関数「NETWORKDAYS」

NETWORKDAYSは「営業日」をカウントする関数です。
頭とお尻の日付を設定すると、土日を除外した日数をカウントしてくれるビジネスライクなやつなのです。さらに祝日を指定することで、その祝日も除外してカウントしてくれます。
※「開始日」と「リリース日」もカウントに含まれます。上記は2018年2月の例です。

「開始日」に「=today()」を入れておけば、本日を開始日として残りの営業日をカウントできます。
都度営業日を数える手間が省けますし、進捗管理の目立つ場所に「あと何営業日」と明示することで、スタッフ全員が期日までの意識を持ちやすくなりますよね。

2、セルのプルダウンの値をデータベース化する「データの入力規則」

上記のようにシートが2つあったとします。
1つは「管理表」というシートで「ステータス」を管理。このとき、そのステータスをプルダウンで選ばせたいとします。そんなときは「データの入力規則」を使いましょう。

  • シート「DB」(上図の右)を作成し、そこにプルダウン内に表示させたい項目をリスト化します。
  • 再び、シート「管理表」に移動し、プルダウンを表示させたいセルや列全体を右クリックし、「データの入力規則」をクリック。
  • すると以下の画面が立ち上がるので、「条件」において「リストを範囲で指定」に、以下のように「DB!B:B」と設定します。

こうすることで、管理表の「ステータス」はプルダウン化され、入力の手間を削減できます。特に、打ち慣れない英語の入力ミスや個人個人による表記のゆれもなくすことができますよね。

3、今日の日付を超簡単に入力させる裏技「データの入力規則」

前述の2番のテクニックを応用してこんなこともできます。
プルダウンに今日の日付を読み込ませておけば、管理表での「日付の入力」もわずか2クリックで完了です。

設定方法は、

  • さきほどのシート「DB」のA1に「=today()」と入力。
  • シート「管理表」の任意のセルや列を右クリックし、「データの入力規則」をクリック。
  • 「条件」において「リストを範囲で指定」になっていることを確認し、「DB!A1」を指定する。

その日の日付の入力が楽で、とにかく間違いようがないですし、「あれ、今日って何日だっけ?」という方も困ることがありません。

4、今日の日付の隣にだけ、「本日」と常に出るようにする。

リリース予定表やスケジュールなどで、本日の予定やタスクをわかりやすくすることにもしばしば気を配ります。

上記の例ではIF文を使って、「もし、B22セルが今日の日付だったら、『本日』と表示、ちがったら何も表示しない」という記載をしています。
もちろん、A列全体にこの式をドラッグして入れているので、日付が明日に変われば、明日の日付の左隣に「本日」と出るようになります。

5、 「本日」と入ったセルのある行だけを目立たせる「カスタム条件付き書式」

前述の4だけでもよいのですが、もっと目立ったほうがわかりやすいので、「条件付き書式」の「カスタム数式」を使って目立たせてしまいましょう。

やり方は、

  • A22:C22を選択し、右クリックから「条件付き書式」をクリック。
  • 右に登場する設定ルールにて「カスタム数式」を選択し、そのすぐ下の欄に「=$A22=”本日”」と入力。
  • (これで、A22:C22が黄色くなります)
  • A22:C22をコピーし、同じA~C列の他の行に「条件付き書式」をペーストする(「右クリック > 特殊貼り付け > 条件付き書式のみ貼り付け」で可能です)。

こうすることで「本日」と入った行全体を目立たせることができます。4でも述べたように「本日」は日ごとに変化していくので、日々の予定がとても明確に視認できるようになります。

※この「カスタム書式」を利用して、ステータスに「済み」と入ったら、その行をまるごとグレーアウトする、という使い方もおすすめです。

ぜひマネしてみてください

ということで、いかがでしたでしょうか。
今回はライトにできて効果的なものに絞りご紹介しましたが、まだまだおすすめの関数や設定はたくさんありますので、今後もまたまとめてまいりたいと思います。これは!と思うものがあれば、ぜひマネしてみてくださいね。

CAMI

キーボードショートカットをマスターするのが好きです。

「いいね」ボタンを押すと、最新情報をすぐに確認できます。