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スプレッドシート上で「個人的なフィルタ」を作る方法を、みんなが知ってる「桃太郎」で解説します

2017.12.17
CAMI

Google スプレッドシートには、エクセルと同じように「フィルタ」機能があります。
ただ、普通にフィルタ機能をオンにすると、そのシートを見ている他の人にも同じフィルタ状態を強制することになってしまいます。

そうです、これが俗に言う「フィルハラ(=フィルタ・ハラスメント)」ってやつです。
(安心してください、私も聞いたことがありません)

「フィルタ」をかけたいが、「迷惑」はかけたくない

この「フィルタ」で見たい情報だけにフィルタリングすると自分の効率はあがりますが、他の人の効率が下がってしまっては元も子もありません。

そこで、今回はスプレッドシート上で「自分専用のフィルタ」を作る方法をご紹介。だれにも迷惑をかけずにフィルタリングすることができますよ!

スプレッドシートで個人フィルタを作る方法

例として、以下のような「桃太郎」のステータス管理表を用意しました。
実際のスプレッドシートはこちらでご覧いただけます

もし、あなたが「桃太郎」だったら、桃太郎の作業のデータだけを見たいですよね。そんなときこそ、個人フィルタの出番です!

手順1:フィルタをかけたい範囲を選択する(フィルタの頭となる部分を選択)

手順2:「データ > フィルタ表示 > 新しいフィルタ表示を作成」の順にクリックする

「データ > フィルタ表示 > 新しいフィルタ表示を作成」の順にクリックしてみましょう。

すると、個人フィルタが作成されました。

それぞれの項目名の右に「▼」がついています。

手順3:名前を付けておこう

フィルタには、名前を付けておくことができます。自分でわかりやすい名前を付けておきましょう。

実際に個人フィルタを使ってみよう

担当者を「桃太郎」だけに絞る

「桃太郎」だけに絞ってみましょう。手順は以下の通りです。

  • 「担当者」のセルの右の「▼」をクリック
  • 「クリア」をクリック(全員のチェックがはずれる)
  • 「桃太郎」にだけチェックをつける
  • 「OK」をクリック

抽出されました

この通り、担当者「桃太郎」だけにフィルタリングされました。やはりフィルタをかけるとわかりやすいですね!
このとき、他の人が同じスプレッドシートにアクセスしてきても、フィルタはかかっていません。

個人フィルタをオフにするには「×」ボタン

個人フィルタをオフにするには、画面右上の「×」ボタンをクリックすると、フィルタを終了することができます。

一度作った「個人フィルタ」をまた利用したいときは?

既存の個人フィルタを再度利用したい場合は、「データ > フィルタ表示 > 桃太郎」の順にクリックしましょう。他にも作成されたフィルタがここから選べるようになっています。

個人フィルタのおすすめの使い方

その1:個人フィルタはユニークなURLを持っている

個人フィルタがオンになると、上記のようにURLの後ろにユニークなIDが付与されます。
このURLを、同じスプレッドシートを共有している相手に送れば、そのフィルタが有効になった状態で相手もスプレッドシートを開くことができます。

その2:個人フィルタとはいえ、みんなで使ってもよし

「個人フィルタはユニークなURLを持つ」と、さきほど解説しました。そのURLを利用してこんなこともできます。

D1セルに、「桃太郎だけに絞る」と入力し、さきほどのユニークURLへリンクを貼ってみましょう。

そうすることで、このリンクをクリックするだけで、「桃太郎」に絞るフィルタをオンにすることができるのです。

「未着手」に絞るフィルタが結構便利

たとえば、あらたに「未着手」のみに絞るフィルタをつくり、リンクを設定してあげれば、「未着手」だけの確認を「誰しもがしやすく」なりますよね。これはなかなか便利です。

実際、自分もスプレッドシートにたくさんのデータがあるときは、みんながよく使うフィルタをリンクとして設置するようにしています。

最後に:フィルタを使う上での注意点

さて、個人フィルタの使い方がわかったところで、スプレッドシートのフィルタで知っておくべき注意点を最後にご紹介します。

  • 保護されたセルを対象にフィルタすることはできない。
  • フィルタした状態で、値を一括ドラッグで変更した場合は、フィルタで抽出されているデータにのみ変更が反映されます。すべての値を一括ドラッグで変更したい場合は、フィルタを無効にした上で実施しましょう。
  • 垂直方向の結合を含む範囲にフィルタを作成することはできません。
  • 他の人が作った個人フィルタは、勝手に変更しないようにしよう。

複数人で同じスプレッドシートを利用する際にはとても便利な機能です。ひとりでも複数のフィルタを作ることができるので、ぜひ効果的に使ってみてください。

今回使用した実際のスプレッドシートはこちらでご覧いただけます。

CAMI

キーボードショートカットをマスターするのが好きです。

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