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【Google ドキュメント】もっと早く知りたかった!操作性が劇的にアップする「ちょいワザ」

2017.12.11
CAMI

Google ドキュメントを業務上よく利用しています。
ブラウザ上で編集ができ、都度保存をせずともリアルタイムに変更が反映されるので、文書管理にとても重宝しています。複数人でやりとりする際にも、Wordファイルを送りあうという煩雑さもなく、とてもスムーズですよね。

Google ドキュメントのよくある用途

主な用途としては、

  • 原稿の作成・編集
  • マニュアルの作成・編集
  • 議事録の作成・編集

などです。

随時書き足しもしやすいため、マニュアル作成のシーンにおいては、誰かから不明点がでたら、すぐに補足を書き足し、マニュアルの精度を常に高めていける、という利点を感じたりもしています。
キャプチャをサっとペーストできるのも地味に嬉しいです。

Google ドキュメントで知っておきたい「ちょいワザ」

さて、そんな便利なGoogle ドキュメントですが、ちょっとしたテクニックを知っていると劇的に便利に使うことができます。今回はそんな「ちょいワザ」を4つご紹介しましょう。

ちょいワザ1:見出しを一発設定するショートカット(Ctrl + Alt + 1~6)

見出しにしたい文字を選択し、以下のショートカットを押すことで、「見出し」を設定できます。
見出しはレベル1~6までの6段階です。

  • Ctrl + Alt + 1 ・・・見出しレベル1を設定
  • Ctrl + Alt + 2 ・・・見出しレベル2を設定
  • Ctrl + Alt + 3 ・・・見出しレベル3を設定
  • Ctrl + Alt + 4 ・・・見出しレベル4を設定
  • Ctrl + Alt + 5 ・・・見出しレベル5を設定
  • Ctrl + Alt + 6 ・・・見出しレベル6を設定

また、その見出しをリセットする場合は、以下のショートカットで書式をリセットできます。

  • Ctrl + Alt + 0 ・・・書式をリセット

書式のリセットは、「見出し」以外にも、「太字」・「色」・「文字サイズ」などへの書式のリセットにも有効です。

ちょいワザ2:各見出しへのリンクを左ナビに常設する方法

さて、「見出し」をつけたあとの次に行いたいのは「目次の常設」です。
「見出し」によって構成された文書の目次をGoogle ドキュメントの左側に「概要」として常設することができます。

表示方法は、2通りあります。※状況によって異なるようですので、以下のいずれかで操作してみてください。

  • メニューの[ツール] から [ドキュメントの概要] をクリック(以下の赤)
  • メニューの[表示] から [ドキュメントの概要を表示] をクリック(以下の青)

こうすると、Google ドキュメントの左側にこの文書の「概要」が目次のように表示されます。
各見出しにはリンクもついており、クリックすることでアンカーでジャンプすることができます。文書内の移動がとても楽になりますよね。

この「概要」では見出しの親子関係も反映されています。また、一度「概要」を表示すれば、別のGoogle ドキュメントを開いたときにも、「概要」が表示されるように設定が引き継がれるようになっています。

こんな便利なもの、デフォルトで表示になっててくれていたらいいのに、と思ってしまいました。

ちょいワザ3:各見出しは、実は固有のURLをもっている

※・・・は便宜上省略しています。

設定した見出し部分にカーソルを置くと、URLのお尻に「heading=XXXXXXXXXXX」というIDがつくようになっているのをご存知でしょうか。各見出しごとにIDは異なっており、そのID付きのURLをコピーして相手に送ることで、開いた相手はその見出し部分から文書を開くことができます。
何ページにもわたる長い文書をやりとりする際にとても便利です。

ちょいワザ4:文字数をカウントできる

指定の文字数に合わせた文書を作らなくてはならない場面がたまにありますが、そんなときは「文字数カウント」のショートカットを使いましょう。

  • Ctrl + Shift + C ・・・文字数をカウント(カウントの「C」と覚えましょう)

ちなみに、選択部分の文字数のみをカウントすることも可能です。カウントしたい文字を選択した状態で、Ctrl + Shift + Cを押しましょう。

ということで、いかがでしたでしょうか。
この4つを知っているだけで、Google ドキュメントの使い勝手は劇的に向上します。

自分だけが知っているよりも、Google ドキュメントを共有するチームみんなが知っているとよりスムーズになりますので、ぜひともこの記事を共有して、今までよりもさらにじゃんじゃん使いこなしちゃいましょう。

CAMI

キーボードショートカットをマスターするのが好きです。

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