ブロックチェーン・AI・システム開発の株式会社INDETAIL

Chatworkを有効活用する3つの方法

2017.12.20
michiya

チャットワークをもっと使い倒そう 3つの活用テクニック

Advent Calendar 20日目 です。michiyaです。

デスクでは、指なし手袋とひざ掛けで寒さを凌いでいます。暑がりで寒がりなわがままな身体をどうにかしたい今日このごろ。

 

さて、今日はChatworkを有効活用する方法を紹介します。

弊社では、社内のコミュニケーションにChatwork for KDDIを利用しています。

 

最近、UIが一新したので、早く目を慣らしたいと思っています。

 

Chatworkとは

チャットワークは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、
メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。(引用)

 

一般的なテキストチャットの他、ビデオチャットやタスク管理も可能です。

 

Chatworkを有効活用する3つの方法

 

改めて有効活用する方法を模索しており、最近特に利用している活用方法を紹介します。

 

1. 自分用のグループチャットを活用する

利用開始時、アカウントに必ず1つ存在する「マイチャット」という仕組みがあります。

マイチャットには、自分用のメモやタスクなどを投稿しておくことが可能です。

 

私も、マイチャットを利用していましたが、情報量が多くなったことで、必要な情報を探すのが手間になりました。

そこで、以下のような分類で自分用のグループチャットを作成し、活用しています。

  • 経費申請用のグループチャット
  • あとで読むグループチャット
  • ファイルサーバ的グループチャット
  • ネタ帳グループチャット

これらのグループチャットを、[me]というタグ(Chatworkの機能ではありません)を付けて管理しています。

特にオススメなのが、ファイルサーバの用途で利用するグループチャットです。

 

Chatworkでは、ファイル管理から「自分がアップロードしたファイル」を管理できるのですが、

どこのグループチャットにアップロードしたものか一覧で読み取れないため、生きてるファイルかどうか判別しづらいです。

一度に全てのファイルを削除することはできますが、意図せず他の方が参照しているファイルを削除してしまうかもしれません。

 

グループチャットを削除する場合、ファイルも一度に削除することができます。

すぐに削除して良い一時的なファイルとそうでないファイルをグループチャットで分割することで、

整理しやすい状態にしています。

 

2. チャット情報を活用する

Chatworkだけに情報を集約したいときには、グループチャットのチャット情報を活用し、情報を集約します。

チャット情報のテンプレートを作れたらいいなぁと思ってます。

もちろん、Redmine等の管理ツールや、チームにとって重要な情報を記載することは社内でも良く実施されています。

 

3. グループチャットを管理する

グループチャットの数が多くなってくると、良く使うグループチャットとそうでないグループチャットが出てくると思います。

私は、とにかくファーストビューで確認したい派なので、3つの工夫でそれを実現しています。

 

3-1. グループチャット名にタグをつける

パッと見たときに、意識的にカテゴライズできるよう、チャット名に [臨](臨時のグループチャットで、目的が達成されたら削除する)等のタグを付けます。

Chatworkには、例とする命名規則があります。

3-2. カテゴリーとピンを活用する

自分と関係性が深いグループチャットはカテゴリーを分けて設定します。

該当するチームの作業中には、このカテゴリーを選択した状態で注視しておくと情報をキャッチアップしやすいと感じています。

 

ピン留めすることで、チャット一覧の上に固定できるため、より注視したいグループチャットを視覚的に把握できます。

通常、チャット一覧の順番は、最近投稿したチャットが上に来るため、変動が激しい時に役立ちます。

3-3. 注視する必要のないグループチャットはミュートする

平常時には気にすることのないグループチャットはミュートします。未読メッセージが表示されないので、全く気にすることがありません。

私は、(メールもそうですが)とにかく既読にしたがる性格(未読 0件を維持)があり、矯正できないと確信したため、こういった機能があると大変幸せになります。

ミュートにしますが、無視するわけではなく、手が空いた時などに自ら閲覧します。

そうすることで、効率よく情報をキャッチアップできます。

(無視したいグループチャットがあれば、退室した方が健全ですね)

 

まとめ

いかがでしょうか?

私は、良く使うツール程、そのツールが持つ機能を自分なりに使い倒すことが大事だと思っています。

普段使うことのないオプションや設定など、一度ツールのヘルプを眺めてみてはいかがでしょう?

思いがけない発見があるかもしれません。

michiya Michiya Maki

最近はマネジメント業務に従事しています。 得意分野は顧客に寄り添った問題解決アプローチ。ブログでは、多種多様なツールを利用した効率化等を書きたい気持ち。 趣味は温泉と音楽とスノーボード。

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